Handleiding voor gebruikers
Nadat je bent ingelogd op de GPP-App, zie je bovenaan in het menu de volgende items, die we hieronder nader toelichten:
Gebruikersgroepen (alleen zichtbaar voor beheerders)
Uitloggen
Toegang tot de GPP-App
Voordat je kunt gaan werken in de GPP-App, moeten er twee dingen gebeuren:
Je moet als gebruiker worden geautoriseerd voor de GPP-App, in de Identity Provider. Dit moet gebeuren door de beheerders van Identity en Access Management (IAM).
Je moet door de beheerder van de GPP-App via de gebruikersgroepen worden geautoriseerd voor organisaties, informatiecategorieën en onderwerpen.
Mijn publicaties
Onder het menu-item “Mijn publicaties” zie je een lijst met de publicaties die jij, de ingelogde gebruiker, hebt aangemaakt of geclaimd.
Bovenaan zie je een knop “Nieuwe Publicatie”. Als je hierop klikt, kun je een nieuwe publicatie aanmaken. Dat lichten we zo dadelijk toe.
Een paar centimeter onder die knop zie je de lijst met jouw publicaties staan. Zo’n publicatie kun je aanklikken om te bewerken. Dat lichten we ook zo dadelijk toe.
Bovenaan die lijst staan een zoekbalk en enkele velden waarop je kunt filteren. Die helpen je om de lijst te doorzoeken en te filteren, zodat je makkelijk en snel de publicatie vindt die je wil gaan bewerken.
Warning
Een gebruiker moet lid zijn van minstens één gebruikersgroep! En iedere gebruikersgroep moet geautoriseerd zijn voor minstens één organisatie en minstens één informatiecategorie!
Een nieuwe publicatie aanmaken
Om een nieuwe publicatie aan te maken, klik je op de knop “Nieuwe publicatie”. Als je lid bent van meerdere gebruikersgroepen, dan word je eerst gevraagd met welk “profiel” je de publicatie aan wil maken. Maak je bijvoorbeeld een publicatie aan als “Team Juridisch” of als “Team Vergunningen”? Als je lid bent van slechts één gebruikersgroep, dan wordt het profiel automatisch voor je gekozen.
Zodra je “profiel” is ingevuld, verschijnen links alle velden die je in kunt vullen. Rechts zie je een vak om documenten te uploaden. Daar komen we zo op.
De velden die je links kunt invullen, zijn:
Titel: Geef hier de officiële, formele titel van de publicatie.- Meer details
Verkorte titel: Geef hier eventueel een verkorte titel c.q. citeertitel aan de publicatie.Omschrijving: Geef hier een korte omschrijving of samenvatting van de publicatie.Datum in werking: Geef hier indien van toepassing de start van de looptijd van de publicatie, bijvoorbeeld bij de publicatie van een verordening, een meerjarenplan of een vergunning met een beperkte looptijd.Datum buiten werking: Geef hier indien van toepassing het einde van de looptijd van de publicatie, bijvoorbeeld bij de publicatie van een verordening, een meerjarenplan of een vergunning met een beperkte looptijd.Kenmerk toevoegen: Geef hier een of meerdere kenmerken op waarmee de relevante zaak of het relevante dossier intern gevonden kan worden, bijv. het zaak- of dossiernummer.
- Organisatie
Vink hier aan namens welke organisatie je publiceert.
- Informatiecategorieën
Vink hier één of meer informatiecategorieën aan waar deze publicatie onder valt.
- Onderwerpen
Indien van toepassing, vink hier één of meer onderwerpen aan waar deze publicatie over gaat.
Sommige velden zijn verplicht. Er staat dan een sterretje bij.
Rechts zie je een vak om documenten te uploaden. Je kunt hierop klikken om documenten te uploaden of je kunt documenten vanaf je harde schrijf / netwerkschijf naar dit vak slepen (drag-and-drop). Na het uploaden verschijnen de documenten onder elkaar en kun je per document de volgende velden invullen:
Datum document: De datum van het document. Die staat vaak in het document zelf vermeld. Standaard wordt hier de datum van vandaag voor-ingevuld.Titel: Geef hier de officiële, formele titel van het document. Deze wordt standaard voor-ingevuld met de bestandsnaam, maar je kunt hier ook een andere titel invullen.Verkorte titel: Geef hier eventueel een verkorte titel c.q. citeertitel aan het document.Omschrijving: Geef hier een korte omschrijving of samenvatting van het document.Datum ontvangst: Indien van toepassing, geef aan wanneer het document is ontvangen.Datum ondertekening (intern): Indien van toepassing, geef aan wanneer het document intern is ondertekend.Kenmerk toevoegen: Geef hier een of meerdere kenmerken op waarmee het document intern gevonden kan worden, bijv. het documentnummer.
Rechtsonder staat een knop “Publiceren”. Als je daarop klikt wordt de publicatie opgeslagen en direct online gepubliceerd.
Je ziet ook een knop “Opslaan als concept”. Als je daarop klikt, dan wordt de publicatie wel opgeslagen, maar nog niet online gepubliceerd. Je kunt de publicatie later bewerken en alsnog publiceren. Voor een concept-publicatie is alleen de titel verplicht. De andere velden mogen ook later ingevuld worden.
Je ziet ook een knop “Annuleren”. Als je daarop klikt wordt de publicatie niet opgeslagen.
Een bestaande publicatie wijzigen / intrekken
Als je onder het menu-item “Mijn publicaties” in de lijst op een publicatie klikt, dan wordt die publicatie geopend en kun je hem bewerken of zelfs intrekken.
Als de publicatie online gepubliceerd is (dus niet in concept of ingetrokken), dan staat rechtsboven een knop “Bekijk online”. Als je daarop klikt, dan wordt het burgerportaal geopend en wordt de publicatie getoond zoals burgers hem ook kunnen zien.
Een publicatie die online staat of nog in concept is, kun je aanpassen. Een ingetrokken publicatie kun je alleen nog maar raadplegen.
Op de publicatie zie je alle velden staan die je ook kon zien bij het aanmaken van de publicatie (zie hierboven). Er zijn een aantal velden bijgekomen:
ID: Een automatisch gegenereerd uniek identificatienummer.Publicatie-eigenaar: De medewerker die nu de “eigenaar” is van de publicatie en hem kan bewerken (tenzij de publicatie is ingetrokken).Archivering: Een aantal velden die nodig zijn voor de archivering van de publicatie. Deze velden worden door de gekoppelde publicatiebank automatisch ingevuld n.a.v. de gekoppelde informatiecategorieën en bepalen hoe lang de publicatie bewaard moet worden. Na een x aantal jaren moet de publicatie vernietigd worden, dan wel overgebracht worden naar de Archiefdienst.
Op de publicatie zie je ook de documenten die eraan toegevoegd zijn. Eventueel kun je hier documenten aan toevoegen (tenzij de publicatie is ingetrokken). Op ieder document zie je alle velden staan die je ook kon zien bij het aanmaken van de publicatie (zie hierboven). Ook staat er een optie bij om het document in te trekken. Als je die aanvinkt en je slaat de publicatie op, dan wordt alleen dat document ingetrokken. Zo hoef je niet de hele publicatie in te trekken.
Onderaan staan de knoppen waarmee je kunt opslaan (of annuleren). Welke opties je ziet, hangt af van de huidige status van de publicatie:
- Als de publicatie online staat, dan kun je klikken op:
Publiceren: De wijzigingen worden dan opgeslagen en direct online gepubliceerd.
Publicatie intrekken: De hele publicatie wordt dan offline gehaald.
Annuleren: De wijzigingen worden niet opgeslagen.
- Als de publicatie nog in concept is, dan kun je klikken op:
Publiceren: De wijzigingen worden dan opgeslagen en de hele publicatie wordt direct online gepubliceerd.
Opslaan als concept: De wijzigingen worden wel opgeslagen, maar de publicatie wordt nog steeds niet online gepubliceerd. Je kunt de publicatie later opnieuw bewerken en alsnog publiceren.
Publicatie verwijderen: De hele publicatie wordt verwijderd!
Annuleren: De wijzigingen worden niet opgeslagen.
Als de publicatie is ingetrokken, dan kun je alleen nog maar klikken op “Annuleren”.
Warning
Het verwijderen van een concept-publicatie kan niet teruggedraaid worden! In de gekoppelde publicatiebank wordt dit wel gelogd.
Warning
Het intrekken van een document of publicatie kan niet teruggedraaid worden! Wel kan de publicatie opnieuw aangemaakt worden en/of de documenten opnieuw geüpload worden.
Publicaties van collega’s
Onder het menu-item “Publicaties van collega’s” zie je een lijst met de publicaties die jouw collega’s hebben aangemaakt of geclaimd.
Als je lid bent van meerdere gebruikergroepen, dan wordt je eerst gevraagd vanuit welke gebruikersgroep je de publicatie van collega’s wil bekijken. Wil je bijvoorbeeld de publicaties van je collega’s bij “Team Juridisch” of bij “Team Vergunningen”? Als je lid bent van slechts één gebruikersgroep, dan wordt deze automatisch voor je gekozen.
Bovenaan zie je van welke gebruikersgroep je de publicaties ziet. Je kunt hier eventueel wisselen naar een andere gebruikersgroep waar je lid van bent.
Een paar centimeter daaronder zie je de lijst met publicaties van de gebruikersgroep staan. Zo’n publicatie kun je aanklikken om te bewerken. Dat lichten we zo dadelijk toe.
Bovenaan die lijst staan een zoekbalk en enkele velden waarop je kunt filteren. Die helpen je om de lijst te doorzoeken en te filteren, zodat je makkelijk en snel de publicatie vindt die je wil gaan bewerken.
Een bestaande publicatie wijzigen / intrekken
Als je op een publicatie klikt, dan kun je deze bewerken, tenzij het een reeds ingetrokken publicatie betreft (zie hierboven).
Kijk eens naar het veld Publicatie-eigenaar:
- Staat daar je eigen naam? Dan kun je de publicatie gelijk gaan bewerken (zie hierboven).
- Staat daar de naam van een collega? Dan moet je de publicatie eerst “claimen” voordat je hem mag gaan bewerken.
Om een publicatie te claimen, klik je rechtsonder op de knop “Publicatie claimen”. Jouw naam wordt dan ingevuld bij de Publicatie-eigenaar. Je kunt vervolgens de publicatie direct gaan bewerken of zelfs intrekken (zie hierboven)!
Warning
Je collega krijgt géén signaal dat zijn/haar publicatie door jou geclaimd is! Zorg er dus zelf voor dat hij/zij/hen indien nodig op de hoogte wordt gebracht!