Handleiding voor gebruikers

Nadat je bent ingelogd op de GPP-App, komt je op de pagina met het overzicht van publicaties. Dit zijn de publicaties zoals die aanwezig zijn in het onderliggende registratiecomponent, bijvoorbeeld de GPP-Publicatiebank.

Je ziet hier al je publicaties. Je ziet alleen je eigen publicaties, Het is nog niet mogelijk om publicaties van collega’s in te zien.

Als je al veel publicaties hebt in het dan kun je zoeken binnen je publicaties op titel (dus niet op andere eigenschappen). Door de velden ‘Datum van’ en ‘Datum tot’ in te vullen, kun de resultaten beperken tot publicaties die tussen die datums zijn gepubliceerd.

Toegang tot de GPP-App

Voordat je kunt gaan werken in de GPP-App, moeten er twee dingen gebeuren:

Je moet als gebruiker worden geautoriseerd voor de GPP-App, in de Identity Provider. Dit moet gebeuren door de beheerders van Identity en Access Management (IAM).
Je moet, door de beheerder van de GPP-App, worden geautoriseerd voor organisaties, informatiecategorieën en onderwerpen.

Publicaties aanmaken en beheren

Met de knop ‘Nieuwe publicatie’ open je het scherm om een publicatie aan te maken of te beheren. Dit scherm bestaat uit twee delen.

Publicatie

In het linkerdeel van het scherm vul je de gegevens van de publicatie in:

Titel: Bij titel vul je de officiële titel in van de publicatie. Deze is altijd verplicht.
Meer details
- Verkorte titel: Hier kun je een verkorte titel en een omschrijving invullen.
- Omschrijving: Hier kun je een omschrijving van de publicatie invullen.
- Datum in werking: Hier kun je de datum invullen waarop de rechten en plichten vastgelegd in de publicatie in werking treden.
- Datum buiten werking: Hier kun je de datum invullen waarop de rechten en plichten vastgelegd in de publicatie (zijn) komen te vervallen.
- Kenmerk toevoegen: Hier kun je één of meer kenmerken aan de publicatie toekennen. Dit kan bijvoorbeeld een documentnummer (identificatie) uit een aanleverend zaaksysteem of DMS (bron) zijn.
- Toegevoegde kenmerken: Hieronder zie je alle toegevoegde kenmerken. Met het kruisje achter een kenmerk kun je deze verwijderen.
Organisatie: Een publicatie is altijd gekoppeld aan minimaal één organisatie. Je ziet hier alleen de organisaties waarvoor jij geautoriseerd bent. Dit veld is verplicht bij publiceren.
Informatiecategorieën: Een publicatie is altijd gekoppeld aan minimaal één publicatiecategorie. Je kunt er ook meerdere koppelen. Je ziet hier alleen de informatiecategorieën waarvoor jij geautoriseerd bent. Dit veld is verplicht bij publiceren.
Onderwerpen: Je kunt een publicatie koppelen aan één of meer Onderwerpen. Onderwerpen zijn onderwerpen of thema’s die bijzondere aandacht genieten in de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan de aanleg van een park of de komst van een AZC. Publicaties over deze onderwerpen kunnen zo gebundeld worden. Zij krijgen een aparte presentatie in het Burgerportaal, zie bijvoorbeeld het GPP-Burgerportaal.

Documenten

Bij documenten kun je één of meer bestanden toevoegen aan je publicatie. Dit doe je door een bestand te selecteren vanuit de bestanden op de computer. Je kunt ook een bestand in het venster slepen. Het is mogelijk om op deze manier meerdere bestanden in één keer toe te voegen.

Per bestand moet je vervolgens een aantal gegevens invullen.

Datum document: Hier vul je de creatiedatum in van het document. Deze datum mag niet in de toekomst liggen. Dit veld is altijd verplicht. Standaard is dit veld ingevuld met de datum van vandaag.
Titel: Hier vul je de officiële titel in van het document. Dit veld is verplicht bij publiceren.
Verkorte titel: Ook een document kan een verkorte titel hebben.
Omschrijving: Hier kun je een korte omschrijving geven van het document.
Datum ontvangst: Als van toepassing, kun je hier de datum invullen waarop het document door of namens de organisatie in ontvangst is genomen.
Datum ondertekening (intern): Als van toepassing kun je hier de datum invullen waarop het document (door alle partijen) ondertekend is.
Kenmerk toevoegen: Hier kun je één of meer kenmerken aan het bestand toekennen. Dit kan bijvoorbeeld een documentnummer (identificatie) uit een aanleverend zaaksysteem of DMS (bron) zijn.
Toegevoegde kenmerken: Hieronder zie je alle toegevoegde kenmerken. Met het kruisje achter een kenmerk kun je deze verwijderen.

Opslaan en publiceren

Onderaan de pagina’s zie je knoppen om op te slaan en te publiceren. Welke knoppen er staan, is afhankelijk van de status van het document. Voor conceptpublicaties zijn minder velden verplicht dan publicaties die gepubliceerd worden. Het is mogelijk een publicatie te publiceren zonder documenten. Dit moet men wel expliciet bevestigen. Als een nieuwe of conceptpublicatie gepubliceerd wordt, wordt op dit moment ook de publicatiedatum vastgelegd.

Nieuwe publicatie: Opslaan als concept, of Publiceren. Voor concepten zijn minder velden verplicht dan voor publiceren.
Concept publicatie: Publicatie verwijderen, Opslaan als concept of publiceren.
Gepubliceerde publicatie: Publicatie intrekken of publiceren.

Het is altijd mogelijk een wijziging te annuleren.